程序:
零用现金基金的申请和设立: - 托管人和托管人的主管必须填写并提交“零用现金申请/偿还协议”(“协议”)给会计办公室. 申请必须包括申请的金额和部门需要零用现金基金的原因.
- 如果零用现金申请被批准, 会计处将联系托管人领取经批准的协议. 然后将这张原始表格拿到出纳窗口，在那里现金将被提供给保管人.
- 如果请求被拒绝, 会计处将建议另一种方法进行部门采购.
支付: - 付款必须有原始收据的支持，具体说明购买的物品. 当收据不明确时, 各部门都要提供一份完整的采购说明 脸 证明文件的.
- 任何单笔交易的总金额不得超过200美元. 为了规避每笔交易200美元的最高限额，购买不得分割.
- 零用现金基金的所有支出必须保存详细的日志，被报销的个人必须在日志上签字.
- Funds may not be used to make loans to Employees; nor may they be used to cash any checks.
- 零用现金必须与其他部门资金分开.e. 现金收入.
- 手头现金加上收据(用于支付支出)的总额必须始终等于预支金额.
- 所有与零用现金有关的收据和记录必须在本部门保存七年.
补充:
部门可通过提交付款凭证(见付款凭证)补充零用现金基金 OU美联社&p# 1000采购政策)到出纳处.
零用现金基金终止:
- 如果一个部门停止使用零用现金基金，他们必须通知会计办公室并将现金存入出纳办公室.
- 如果监护人离开学校或转到其他部门, 零用现金基金必须通过通知会计办公室并将现金存入出纳办公室来结清. 保管员和他们的主管有责任确保这一切发生. 本基金决算的任何不符之处，可根据本协定的授权，从托管人的薪金中扣除.
年度审计:
各部门将被要求提交零用现金盘点表, 由保管人主管准备, 每年向会计处申报. 年度报告的截止日期是3月31日. 除了, 年内, 各部门将接受会计处事先不通知的审计. |
